HUMAS USU - Universitas Sumatera Utara (USU) laksanakan Bimbingan Teknis (BIMTEK) Sistem Elektronik Perkantoran Terintegrasi (SEPTIA) kepada seluruh satuan kerja. Kegiatan berlangsung di Pusat Sitem Informasi USU dan secara daring pada Rabu, (24/01/2023).

Aplikasi SEPTIA merupakan salah satu inovasi lanjutan dari USU dalam transformasi pengelolaan administrasi yang menggunakan prinsip efisiensi dan paperless. SEPTIA telah diberlakukan di USU mulai Januari 2024 sebagai respon dan adaptasi di era digital.

Kepala Bagian Tata Usaha USU, Cut Hayatun Wardani S.Sos menyampaikan BIMTEK ini bertujuan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kepada operator SEPTIA untuk mendukung terwujudnya Zona Integritas di lingkungan USU.

“Diharapkan nantinya akan dapat melaksanakan kegiatan administratif dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efektif. BIMTEK ini juga dimaksudkan untuk memperdalam dan meningkatkan kemampuan SDM/operator dalam penggunaan aplikasi SEPTIA secara lebih terperinci,” ujar Cut Hayatun Wardani S.Sos.

Nurrahmadayeni, S.Kom selaku narasumber mengatakan SEPTIA merupakan pembaharuan dari sistem sebelumnya yaitu e-office. SEPTIA memiliki tujuan utama untuk mencapai pengelolaan administrasi tanpa perlu mencetak surat (paperless).

“Sistem ini kelanjutan dari e-office, tujuannya itu bisa paperless. Jadi sebelumnya e-office itu harus di-print dulu suratnya kemudian diparaf, di SEPTIA, itu sudah bisa dilakukan secara digitalisasi. Jadi tanpa harus nge-print, ditentukan siapa yang harus memverifikasi, kalau sudah diverifikasi/dicek lanjut ke dalam tahap TTE (Tanda Tangan Elektronik),” kata Nurrahmadayeni, S.Kom.

Lebih lanjut, Nurrahmadayeni, S.Kom mengungkapkan SEPTIA menjadi sistem penyempurnaan bagi sistem sebelumnya. Dengan adanya aplikasi SEPTIA, proses administrasi akan dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan efisien melalui digital.

“Ketika sudah ditentukan TTE biasanya e-office itu harus klik tombol kirim dulu kemudian menambahkan penerimanya lagi. Ga bisa nih nambahin penerima, kelupaan, tapi sekarang sudah kami perbaiki. Kalau manfaatnya, sudah paperless, prosesnya pun seharusnya lebih cepat, dimana pun berada, di luar kota pun bisa melakukan verifikasi surat dan TTE nya dimana pun berada bisa,” ungkap Nurrahmadayeni, S.Kom.

Author: Bambang Riyanto - Humas

Interviewee: Cut Hayatun Wardani S.Sos - Kepala Bagian TU USU

Photographer: Amri Simatupang - Humas