HUMAS USU- Universitas Sumatera Utara (USU) melaksanakan Bimbingan Teknis (BIMTEK) Sistem Informasi Layanan Administrasi (SILA) kepada stakeholders tiap fakultas dan unit pelayanan di USU. Kegiatan berlangsung di Ruang Sisingamangaraja Hotel Le Polonia pada Kamis, (27/06/2024).

BIMTEK ini sangat menarik dan inspiratif, karena memiliki tiga narasumber yaitu Direktur Direktorat Digitalisasi dan Integrasi Sistem USU, Emerson Pascawira Sinulingga, S.T., M.Sc., Ph.D. yang membawakan tema "Digitalisasi dan Integrasi Sistem di Lingkungan Universitas Sumatera Utara, Ketua Reformasi Birokrasi dan Transformasi USU, Dr. Nurman Achmad, S.Sos., M.Soc.Sc. yang membawakan tema "Pelayanan Publik di Lingkungan Universitas Sumatera Utara", dan Dwi Yuda Syaputra, S.AB. - Membawakan tema "Sistem Informasi dan Layanan Administrasi Universitas Sumatera Utara".

Sekretaris Universitas Sumatera Utara, Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked(OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R mengatakan, SILA adalah layanan administrasi terbaru dari USU yang berbasis digital, yang akan memberikan pengalaman dan kepuasan baru bagi pengguna layanan adminstrasi di USU. Ini merupakan langkah keberlanjutan dari USU untuk meningkatkan pengalaman dalam kegiatan administrasi di USU, dengan efisien dan terintegrasi bagi seluruh civitas akademika. 

“Saya juga mengapresiasi kerja keras dari Direktorat Digitalisasi dan Informasi Sistem USU dan ULT USU atas lahirnya SILA sebagai produk layanan baru yang akan memberikan pengalaman dan kepuasan baru bagi para pengguna layanan administrasi di USU, yang berharap terwujudnya layanan prima bagi terpenuhinya kebutuhan mereka,” kata Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked(OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R.

Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked(OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R menjelaskan, SILA merupakan implementasi nyata dari reformasi birokrasi yang sudah dilaksanakan tiga tahun ini, karena sistem informasinya yang memuat keseluruhan layanan USU di bawah naungan Unit Layanan Terpadu (ULT) USU. Komitmen Rektor USU, Prof. Dr. Muryanto Amin, S.Sos., M.Si., untuk mewujudkan layanan digital Sumber Daya Manusia (SDM) yang cepat, transparan, responsif, dan berkelanjutan, diperjuangkan oleh Direktorat Digitalisasi dan Integrasi Sistem serta Biro SDM USU melalui SILA yang mengedepankan kecepatan layanan dan keakuratan output yang berbasis digitalisasi.

“Sistem ini mengedepankan kecepatan layanan dan keakuratan output yang dihasilkan berbasis sistem digitalisasi, yang bertujuan untuk mewujudkan program kerja Rektor melalui Direktorat Digitalisasi dan Integrasi Sistem Bersama Biro Sumber Daya Manusia, yaitu mewujudkan layanan digital ke-SDM-an yang cepat, transparan, responsif, dan berkelanjutan. Hal ini sejalan dengan perkembangan teknologi yang memangkas seluruh proses layanan administrasi konvensional yang kita miliki sebelumnya,” jelas Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked(OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R.

Plt. Kepala Kantor ULT USU, Amalia Meutia, M.Psi., Psikolog menjelaskan, ULT memiliki tanggung jawab dan komitmen untuk memberikan pelayanan dan menjalankan prosedur yang sudah ditetapkan sebelumnya. Beliau mengatakan bahwa BIMTEK ini dapat merubah mindset fakultas dan unit pelayanan di USU untuk perlahan beralih dan meninggalkan metode administrasi manual ke metode digital, sehingga target USU dapat tercapai dengan lebih efektif.

“Tentu saja dengan adanya acara ini, ini akan meningkatkan lagi pelayanan, karena digital kan tentu saja ini menjadi lebih cepat dan lebih efisien begitu kemudian juga sekaligus di sini membukakan mindset kepada perwakilan dari fakultas dan unit untuk menyadari betapa pentingnya kalau USU ini sudah bertransformasi ke digital. Jadi untuk yang manual itu udah perlahan lahan kita tinggalkan dan beralih ke digital agar target dan tujuan universitas itu lebih mudah dan lebih cepat tercapai seperti itu,” jelas Amalia Meutia, M.Psi., Psikolog.

Direktur Direktorat Digitalisasi dan Integrasi Sistem USU, Emerson Pascawira Sinulingga, S.T., M.Sc., Ph.D. selaku narasumber menegaskan, SILA sebagai bentuk langkah lanjutan digitalisasi kampus merupakan hal yang sangat urgen untuk dimiliki, karena selain sebagai salah satu program prioritas Rektor USU, juga dapat mengakselerasi kegiatan operasional di USU dalam rangka meningkatkan reputasi akademik USU. Beliau menggunakan istilah local champion untuk peserta BIMTEK ini, karena menganggap perlu adanya orang yang juga berkomitmen untuk bertransformasi bersama ke arah digitalisasi kampus, dari tiap unit layanan maupun fakultas di USU.

“Jadi digitalisasi kampus menjadi sangat urgen karena pertama ini menjadi kebutuhan yang mendesak agar menjadi universitas yang dapat beroperasi secara efektif dan efisien dalam rangka meningkatkan reputasi akademik universitas Sumatera Utara dan juga menjadi program prioritas dari kepemimpinan bapak rektor usu bapak prof muryanto amin sehingga menjadi hal yang sangat penting untuk segera diimplementasikan,” tegas Emerson Pascawira Sinulingga, S.T., M.Sc., Ph.D.

Ketua Reformasi Birokrasi dan Transformasi USU, Dr. Nurman Achmad, S.Sos., M.Soc.Sc. mengungkapkan, pemberian pelayanan lebih banyak ditujukan kepada mahasiswa ketimbang civitas akademika lainnya, oleh karena itu pihak universitas perlu melakukan usaha untuk melayani mahasiswa agar mereka menjadi yang terbaik. Dr. Nurman menambahkan, pelayanan optimal merupakan hal yang paling krusial untuk memastikan civitas akademika puas terhadap pelayanan yang ada, sehingga pada akhirnya akan memberikan manfaat ke USU kembali melalui tracer study, dll.

“Ya karena kita lihat kalau kita bilang pangsa pasar misalnya ya ada yang kita layani itu adalah lebih banyak mahasiswa, maka kita harus fokus kepada layanan mahasiswa karena memang kita kan dituntut melayani mahasiswa untuk menciptakan mahasiswa ini menjadi orang orang yang terbaik nantinya. Makanya banyak sekali yang harus kita fokuskan kepada layanan mahasiswa,” ungkap Dr. Nurman Achmad, S.Sos., M.Soc.Sc.

Author: Bambang Riyanto - Humas

Interviewee: Prof. Fidel Ganis Siregar - Sekretaris Universitas

Photographer: Amri Simatupang - Humas